Política de Regalos, incentivos e Invitaciones de Terceros es el documento elaborado por la dirección de auditoría Interna como parte del programa de anticorrupción y en complemento del Código de Ética y Conducta de la compañía, para determinar el proceso de reporte de actividades, obsequios y regalos permitidos, diseñado como orientación a los empleados para que puedan identificar cuando es o no apropiado aceptar una invitación o regalo de un proveedor o tercero actual o potencial.

OBJETIVO

Regular la aceptación de regalos, atenciones e invitaciones mediante un procedimiento que permita garantizar la transparencia de las relaciones de los funcionarios de Merqueo con los terceros, empresas y grupos de interés, ofreciendo un marco de actuación que dé claridad sobre la postura empresarial que se debe tener frente a las atenciones de terceros y entre las partes a través de regalos, obsequios, atenciones sociales o entretenimiento, con el fin de evitar la ocurrencia de situaciones de conflicto de interés o favorecimiento a terceros, actuales o potenciales.

ALCANCE

Esta política aplica a todos los empleados, directivos, contratistas, proveedores y demás terceros contemplados en el ámbito de aplicación, susceptibles del ofrecimiento y el envío de regalos y atenciones tanto dentro como fuera de las instalaciones de trabajo, por parte de terceros en el ámbito de las relaciones comerciales y la operación de la compañía.

ÁMBITO DE APLICACIÓN

Esta política es aplicable para los siguientes roles y su respectivo núcleo familiar (hasta tercer grado de consanguinidad o primero de afinidad), así como a aquellos que representen a la compañía, independientemente del tipo de relación laboral, comercial o jurídica que se tenga establecida:

Empleados permanentes activos
Empleados temporales activos
Pasantes y practicantes universitarios / SENA
Contratistas

DEFINICIONES

Contratista

Persona natural o jurídica que es contratada por la compañía para la prestación de un determinado servicio o trabajo especial, como es el caso de transportadores, tercerizados, funcionarios por encargo, prestadores de servicios, entre otros.

Invitación

Comprende actividades sociales compartidas o no que incluyen comidas, bebidas, gastos de viaje y alojamiento, visitas a sitios, eventos culturales, deportivos y vacaciones.

Obsequios

Son artículos de valor diferentes a muestras comerciales, entregados a los empleados y representantes de la compañía enmarcados en el ámbito de aplicación. Pueden ser bienes de consumo, artículos de marca, dispositivos, efectivo, anchetas, becas, servicios gratuitos, entre otros.

Proveedor

Cualquier proveedor comercial o administrativo, abastecedor, contratista, distribuidor, consultor y/u otro Tercero que ofrezca bienes, servicios y suministros (incluido Hardware y Software) para respaldar las operaciones de la compañía.

Regalos

Todo aquello que se reciba, en especie o en dinero (o su equivalente), por parte de las partes definidas en el ámbito de aplicación de esta Política y que cuyo origen provenga de proveedores, clientes y contratistas actuales o potenciales que deriven una relación de vínculo comerciales con la compañía.

Son considerados Regalos o Atenciones, los bonos de compra, tiquetes de viajes, bienes muebles o inmuebles, productos tangibles, boletas de ingreso a espectáculos, abonos a ferias o espectáculos deportivos culturales y similares, etc.

No son considerados como regalos, las muestras comerciales, tales como merchandising y branding corporativo y, en general, todo material publicitario de escaso valor, y que de manera acumulada en el periodo (año) no represente más del valor aceptable referido en las disposiciones generales .

Terceros

Cualquier tercera parte intermediaria de Merqueo, Socio Comercial u otro Proveedor, consultor y/o cualquier otra persona con la que la compañía interactúe.

DISPOSICIONES GENERALES

Valores aceptables:

Que el valor comercial de un obsequio o regalo recibido no sea mayor a doce (12) salarios mínimos diarios legales vigentes (SMLDV) aplicable para el país donde se haya generado el vínculo entre las partes.
Que el Valor comercial de la suma de todos los obsequios o regalos recibidos en el trimestre no supere la suma de (36) salarios mínimos diarios legales vigentes (SMDLV).

Este límite no aplicará cuando el destinatario del regalo sea la Compañía, caso en el cual, será el Comité de Auditoría quien valide si se cumplen los principios de la presente Política.

Se prohíbe a los empleados recibir regalos, obsequios, atenciones e invitaciones para sí mismo o para un familiar cercano (hasta tercer grado de consanguinidad o primero de afinidad):

Que superen los valores aceptables.
Diferentes a merchandising
Artículos o servicios extravagantes
Con una frecuencia tal que se superen los valores aceptables
No autorizados por el VP de Recursos Humanos

Los regalos que superen el valor aceptable deberán devolverse al tercero, en caso de no ser recibidos, deberán ser informado al VP de Recursos Humanos quien considerará procedente realizar sorteo en el área o en la totalidad de los empleados de la compañía, y/o entregados como incentivo en el cumplimiento de los KPIs.

Viáticos: Las invitaciones que impliquen alimentación en el evento no serán sujetas de viáticos por alimentación.

En caso de que en los eventos permitidos se realicen rifas o se entreguen regalos que excedan los montos de esta política, se debe abstener de participar o recibirlos.

OBSEQUIOS, REGALOS Y ATENCIONES PERMITIDAS

Los obsequios y regalos están permitidos siempre y cuando no superen el valor aceptable y NO sean usados para:

Obtener una recompensa o ventaja indebida.
Ejercer influencia o presión sobre la vinculación de proveedores, socios comerciales u otros.
Obtener, conservar o prorrogar un contrato o una cláusula contractual beneficiosa.
Conseguir licencias o acuerdos.
Recibir exención, total o parcial, del pago de impuestos o multas de carácter personal.
Favorecer un tercero motivado por intereses personales

INVITACIONES Y ACTIVIDADES PERMITIDAS

Las actividades e invitaciones se consideran legítimas y válidas siempre y cuando correspondan a comidas de negocios, viajes de clientes y demás relacionados con el objeto contractual o comercial que tenga con quien extiende la invitación.

Las invitaciones a eventos comerciales y académicos deberán hacerse a nombre institucional, es decir dirigidas a nombre de la compañía, y en caso de que el cuerpo directivo de la empresa considere procedente la participación de algún empleado, será este, con la aprobación del vicepresidente de área respectiva a la que pertenezca el funcionario, quien defina qué empleado asistirá a tales eventos.

No se aceptará la cobertura de los gastos de desplazamientos y hotelería que se puedan llegar a generar las invitaciones aceptadas.

Las atenciones e invitaciones extralaborales no son permitidas ya que dan lugar a la generación de conflictos de interés y exigencias futuras de ciertos beneficios o concesiones, lo que esto es una clara señal de ventajas, chantajes e influencia indebida en los procesos que pueden afectar la reputación de la Compañía.

INFORME Y REPORTE

Para garantizar el cumplimiento de esta Política, todo regalo, obsequio, atención e invitación que sea recibido o propuesto a nombre propio, independiente de que llegue a las instalaciones de las compañías o al lugar de residencia de la persona, debe ser reportado a través del formulario de la línea ética puesta a disposición de los terceros de la compañía, inmediatamente después de recibir o antes de dar cualquier atención.

La línea ética, también estará habilitada para reportar los regalos, obsequios e invitaciones de cualquier otra persona/entidad de la que tenga duda o sospecha del incumplimiento de esta política corporativas, dicho reporte será tratado con total confidencialidad.

CUMPLIMIENTO

El cumplimiento de lo establecido en la política es obligatorio para todas las personas naturales y jurídicas contempladas en el ámbito de aplicación, cualquier incumplimiento deliberado, intencional o por desconocimiento de la misma será considerado falta grave y serán sancionados conforme a los reglamentos internos, el código de ética y conducta de la compañía y las cláusulas de incumplimientos de los contratos con tercerizados y contratistas involucrados.

La auditoría interna llevará a cabo revisión y/o investigación completa, imparcial y exhaustiva, según

corresponda, de todas las denuncias de regalos, obsequios e invitaciones no reportadas por quien se benefició y omitió tal reporte.

10. VIGENCIA

Esta política rige a partir de su publicación y será revisada periódicamente, cualquier cambio será comunicado a todos los colaboradores, así como a los grupos de interés a través de los recursos publicados en el Web Site de Auditoría Interna o cualquier otro medio de comunicación que se determine.

CONTROL DE CAMBIOS

Versión	Fecha	Descripción de la modificación	Modificación realizada por:
1.0	(15/01/2021)	Creación del documento	Yessica Paola Ospina

ÚLTIMO CAMBIO

Tipo	Realizado por:	Revisado por:	Aprobado por:
Nombre	Yessica Ospina	John Mauricio Carreño	Laura Oyuela / Andrés Fonseca
Cargo	Financial Audit Controller	Director de Auditoría Interna	VP Financiero / VP Recursos Humanos